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Gerhard Egger (M.),
Elisabeth Schapfl, Susanne Plankensteiner,
Andrea Raggl, Claudia
Spielmann, Markus
Hauser und Maria Ciaghi kümmern sich um
die Abläufe politischer
Sitzungen.

© S. KUESS

Kein Gemeinderat ohne sie
Sieben MitarbeiterInnen kümmern sich im Rathaus um einen problemlosen
Ablauf von politischen Sitzungen. Im Referat „Geschäftsstelle für Gemeinderat und Stadtsenat“ laufen alle Fäden der politischen Arbeit zusammen.

S

itzungen gibt es im Rathaus einige
– nicht nur der Gemeinderat tagt
mindestens einmal im Monat (ausgenommen August und September), auch
der Stadtsenat trifft sich regelmäßig und
zudem arbeiten die Ausschüsse im Rathaus und die Unter- bzw. Stadtteilaus-

schüsse in Igls und Vill diverse Tagesordnungen ab. Damit diese Sitzungen immer
gut vorbereitet und auch bestens durchgeführt werden, sind sieben MitarbeiterInnen des Referats „Geschäftsstelle für
Gemeinderat und Stadtsenat“ im Einsatz.

© V. LERC

HER

Protokoll inzwischen ohne Steno

Referat „Geschäftsstelle für
Gemeinderat und Stadtsenat“
Leiter: Gerhard Egger
Maria-Theresien-Straße 18, 2. Stock
Tel.: +43 512 53602302
post.gemeinderatskanzlei@
innsbruck.gv.at

Zahlen und Fakten
,7
 MitarbeiterInnen (vier davon in Teilzeit)
,1
 10 Sitzungen pro Jahr, davon 40 des

Stadtsenats

,2
 .000 Seiten Protokoll im Durchschnitt
,m
 ehr als 1,1 Mio. gesprochene Worte

werden niedergeschrieben

,4
 0–50 Schriftbände mit Protokollen von

Stadtsenat- und Gemeinderatssitzungen
pro Jahr

„Wenn es um Sitzungen geht, läuft bei
uns alles Organisatorische zusammen,
das das politische Geschehen braucht.
Wir sind auch eine Schnittstelle für Politik und die städtischen Ämter“, erklärt
Referatsleiter Gerhard Egger. Zur Vorbereitung zählen die Erstellung der jeweiligen
Tagesordnungen in Absprache mit den jeweiligen Vorsitzenden, das Zusammentragen der Akten, die behandelt werden, sowie die fristgerechte Einladung aller Beteiligten. „Alle Sitzungen werden dann
von uns aufgezeichnet. Im Anschluss erfassen wir die Beschlüsse, teilen die Akten zu und schreiben das Protokoll“, beschreibt Egger das Aufgabenfeld seines
Teams weiter. Und diese Abschrift variiert
je nach Sitzung – bei der wohl bekanntesten, jener vom Gemeinderat, benötigt es
ein Wortprotokoll. Das gesprochene Wort
muss daher in eine gut lesbare Form gegossen werden. Es ist für alle BürgerInnen online oder im Rathaus in Papierform

zugänglich. Auch wenn die Haupttätigkeit
des Teams das Schreiben ist, während der
Sitzungen wird dank der Aufnahmen nicht
mehr alles händisch mitgeschrieben. „Wir
hören uns die Sitzungen danach nochmal
an, wenn notwendig auch zwei- bis dreimal“, erzählt der Referatsleiter und erläutert: „Die stenografische Aufzeichnung hat
sich seit der Digitalisierung aufgehört.“

Rechnen, nicht nur schreiben
Die Fäden der politischen Arbeit laufen in
der Geschäftsstelle zusammen. Es gibt dabei Zeiträume, die intensiver sind, wenn
Sitzungen länger dauern. „Wenn der Gemeinderat tagt, wechselt die/der Protokollführende alle 1,5 bis maximal drei
Stunden. Es können gut bis zu vier Personen dafür im Einsatz sein“, berichtet Egger,
der selbst bei jeder Sitzung anwesend ist.
Neben der Abschrift sind die MitarbeiterInnen auch für die Zeitnehmung bei der
„Aktuellen Stunde“ und der Budgetsitzung
verantwortlich. Welche Fraktion wie lange sprechen darf, wird von ihnen berechnet und kontrolliert. „Früher sind wir mit
Uhren im Plenarsaal gesessen und mussten alles tabellarisch zusammenrechnen.
Durch die Digitalisierung wurde es leichter.
Unser Zeitnehmsystem haben wir selbst
kreiert“, erklärt Egger. SAKU